Persondata- og GDPR-politik for Constantia A/S

Hos Constantia prioriterer vi beskyttelsen af dine personlige oplysninger højt. Denne politik beskriver, hvordan vi indsamler, behandler og beskytter dine personoplysninger i overensstemmelse med EU’s databeskyttelsesforordning (GDPR) og den danske databeskyttelseslovgivning.

Vi behandler en række persondata for at kunne administrere og drive ejendommen og din bolig. Vi gør det også for at kunne overholde lovgivningen og kontrakten med dig. Vi har dine kontaktinformationer, så vi kan kommunikere med dig, og vi kender dit varmeforbrug, så vi kan lave varmeregnskab for hele ejendommen. Vi beder dig f.eks. om dit CPR-nummer, hvis vi har behov for at tjekke dig i Experian (RKI), eller vi skal afregne depositum til din NemKonto.

I forhold til ansatte behandler vi oplysningerne for at kunne håndtere ansættelsesforholdet, opfylde lovkrav, udbetale løn, godtgørelser, søge refusion mv.

Vi indsamler og behandler kun de personoplysninger, der er nødvendige og relevante. Vi vil faktisk gerne begrænse mængden af personoplysninger, hvorfor vi sletter dem, hvis vi ikke har brug for dem.

Hvis vi får behov for at anvende personoplysninger til et andet formål end det, som de oprindeligt er indsamlet til, så vil du blive oplyst herom og evt. blive bedt om at give samtykke.

 

1. Dataansvarlig

Constantia A/S er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi modtager i forbindelse med udlejning af vores lejligheder.

2. Hvilke oplysninger indsamler vi?

Vi får som regel oplysningerne fra dig selv. I nogle tilfælde kommer de fra anden side – fx tidligere administrator, offentlige myndigheder eller via andre beboere fx i forbindelse med en klage.

I forbindelse med indgåelse af din lejekontrakt informerer vi dig om Constantia A/S’s og Erritsø A/S’s behandling af dine persondata. Hvis vi skal bruge dit CPR-nummer, forudsætter det, at du giver samtykke.

Vi indsamler og behandler følgende typer af personoplysninger:

Oplysninger om lejere (og eventuelle fremlejetagere): 

• Kontaktoplysninger: navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
• CPR-nummer: til brug ved lejekontrakter og tilmeldinger til forsyningsselskaber.
• Økonomiske oplysninger: kontooplysninger til brug for lejeopkrævning.
• Betalingsoplysninger: herunder kontonummer, restance, konkursbegæringer, udlæg i deposita.
• Oplysninger om korrespondance vedrørende leje- eller fremlejeforhold: herunder lejekontrakt, lejemålets indretning, forbrugsregnskaber, varslingsbreve, vaskebrikker, adgangsnøgler, klagesager, boligstøtte
• Oplysninger om lejemål: ind- og udflytningsdatoer, korrespondance om lejemålet, samt evt. skader på ejendommen.
• Når relevant: registreringsnummer på biler ved leje af parkeringsplads, helbredsoplysninger f.eks. i forbindelse med ansøgning om handicapindretninger.
• Årsag til fraflytning: herunder dødsfald eller flytning til plejehjem

Oplysninger om ansatte:

• Kontaktoplysninger: navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
• Arbejdsmæssigt: titel, erhverv, stilling, uddannelsesmæssig baggrund
• Ansættelse & lønadministration: lønoplysninger, kontooplysninger, skattekort, uddannelse, anciennitet, bibeskæftigelse, arbejdstid og -opgaver, adgangsnøgler, ferieafholdelse, sygefravær, barselsfravær, medarbejdergoder, socialsikring, pension, advarsler, påtaler, bortvisning og opsigelse
• Når relevant: Fotos, billeder eller videooptagelser, evt. tilhørsforhold til en fagforening, oplysninger om strafbare forhold, såfremt sådanne fremgår af straffeattesten samt oplysning om helbred.

Oplysninger om kontaktpersoner hos leverandører & samarbejdspartnere:

• Kontaktoplysninger: navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse, Titel, erhverv, stilling og uddannelsesmæssig baggrund.

Oplysninger om bipersoner, som f.eks. pårørende til f.eksk. lejere, beboere eller medarbejdere:

• Kontaktoplysninger: navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse samt familiemæssige forhold.

3. Formål med behandling af dine oplysninger

Vi behandler som udgangspunkt ikke følsomme personoplysninger eller oplysninger om strafbare forhold.

Ved fx tvister, erstatningskrav, klagesager, inddrivelse og udsættelsesforretninger for lejere samt ved personaleadministration af ansatte på ejendomme, kan Constantia A/S’ og Erritsø A/S undtagelsesvist behandle følsomme personoplysninger eller oplysninger om strafbare forhold, hvis behandlingen er nødvendigt for at sikre Constantia A/S’s og Erritsø A/S’s rettigheder i sagen. Vi sletter oplysningerne, når de ikke længere er nødvendige.

Ofte vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et lovligt sagligt grundlag, som ikke kræver dit udtrykkelige samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle en personoplysning til et specifikt formål. Det kunne fx være i forbindelse nogle særlige indretninger i din bolig, hvis du er handicappet. Det er frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan altid trække det tilbage.

Lovlige grund til behandling:

• At behandlingen er nødvendig for at opfylde en kontrakt i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, og databeskyttelseslovens § 6, stk. 1.
• Behandlingen sker i henhold til lovkrav, herunder regler fastsat i lejeloven, boligreguleringsloven, bogføringsloven og hvidvaskloven, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, og databeskyttelseslovens § 6, stk. 1.
• Behandlingen sker på baggrund af vores eller vores kundes berettigede (legitime) interesse i at behandle personoplysningerne, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, og databeskyttelseslovens § 6, stk. 1.
• Behandlingen sker på baggrund af samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, og databeskyttelseslovens § 6, stk. 1.

Vi behandler dine personoplysninger med følgende formål:

Formålene med behandlingen af oplysninger på lejere og fremlejetagere: 

• Administration af leje- og fremlejeforhold, herunder håndtering af opkrævning af husleje samt udbetaling af depositum eller andre tilgodehavender.
• Indgåelse og administration af lejekontrakter.

• Oprettelse af lejere i vores økonomi- og bogføringssystemer.
• Kommunikation vedrørende lejemålet.
• Opfyldelse af lovgivningsmæssige krav, f.eks. til indberetning til skattemyndighederne.

Formål med behandling af oplysninger om ansatte: 

• Håndtering af ansættelsesforhold
• Opfyldelse af lovkrav
• Udbetalinger herunder af løn

Formålet med behandling af oplysninger om kontaktpersoner hos leverandører og samarbejdspartnere er at sikre:

• Kommunikation og samarbejde i forbindelse med levering af varer eller tjenesteydelser
• Administration af kontrakter og aftaler
• Opfyldelse af juridiske forpligtelser og dokumentation
• Håndtering af fakturering og betalinger

Formålet med behandling af oplysninger om bipersoner, såsom pårørende til lejere, beboere eller medarbejdere, er at:

• Sikre korrekt og effektiv kontakt i nødsituationer eller ved akut behov
• Støtte administration og kommunikation i relation til den primære relation, eksempelvis lejeforhold eller ansættelsesforhold
• Opfyldelse af lovkrav

4. Retsgrundlag for behandlingen

Behandlingen af dine personoplysninger sker med hjemmel i GDPR artikel 6, stk. 1:

• (b) Kontraktopfyldelse: For at kunne indgå og administrere lejekontrakten.
• (c) Retlig forpligtelse: For at overholde lovkrav, såsom indberetning til skattemyndigheder.
• (f) Legitime interesser: For at kunne drive vores ejendomsudlejning & -administration, herunder kommunikation med lejere og vedligeholdelse af ejendomme.

5. Videregivelse af dine oplysninger

Vi videregiver kun dine personoplysninger til tredjeparter, når det er nødvendigt, og altid i overensstemmelse med gældende lovgivning:

• Myndigheder, f.eks. skattemyndigheder eller forsyningsselskaber.
• Vores revisorer og juridiske rådgivere, hvis det er nødvendigt for revision eller juridisk rådgivning, samt til tvistinstanser, såsom huslejenævn og domstole.
• IT-leverandører og udbydere af systemer til ejendomsadministration, som vi samarbejder med. Herunder bl.a. i forbindelse med udarbejdelse af forbrugsregnskaber samt løbende oplysninger om dit forbrug er det nødvendigt at sende oplysninger om dit navn, mailadresse og aconto-indbetalinger til aflæsningsfirmaet.
• Hvis du har brug for en håndværker til at reparere noget i din lejlighed, så giver vi håndværkeren dine kontaktinformationer, så I selv kan aftale et tidspunkt, der passer. Det samme er gældende i byggesager på ejendommen, hvor håndværkerne har brug for at kunne koordinere med dig og dine naboer om, hvornår de kan komme ind i de enkelte lejligheder.
• Mastercard (tidligere Nets) modtager oplysninger om dit navn, adresse og opkrævning til brug for at udsende opkrævninger af husleje, fællesudgifter eller boligafgift.
• I visse sager ved huslejenævnet er det nødvendigt at fremvise sammenligningslejemål, hvilket indebærer, at lejekontrakter for lignende lejemål skal fremlægges, og nævnet kan nogle gange også vælge at besigtige lejemålene. Derfor kan vi videregive din lejekontrakt i anonymiseret form til en ekstern advokat, der skal bruge den som dokumentation i en huslejenævnssag, som du ikke selv er involveret i. Advokaten kan have behov for at kontakte dig, og vi videregiver derfor din e-mailadresse og telefonnummer, hvis vi har disse oplysninger.
• Er der etableret beboerrepræsentation i en ejendom, sker der i henhold til lejelovgivningen videregivelse af relevante lejeroplysninger til beboerrepræsentationen.
• I forbindelse med lejers opsigelse af lejemål, kan disse kontaktoplysninger blive videregivet til potentielle lejere for at besigtige lejemålet.
• Hvis ejendommen bliver solgt, eller hvis Constantia A/S og Erritsø A/S (de dataansvarlige) ikke længere ønsker at administrere ejendommen, er de forpligtet til at overdrage alle oplysninger om ejendommen, herunder personoplysninger, til en ny administrator, der fremover vil fungere som databehandler. Hvis du bor i en udlejningsejendom, der er omfattet af reglerne om tilbudspligt, hvor lejerne har mulighed for at købe ejendommen og etablere en andelsboligforening, er vi ligeledes forpligtet til at udlevere kopier af alle lejekontrakter m.v. i overensstemmelse med loven.

• Dine personoplysninger vil ikke blive overført til lande uden for EU/EØS eller til lande, der ikke har tilstrækkelige love til at sikre en særlig beskyttelse af personoplysninger. Hvis vi gennem vores underdatabehandlere overfører personoplysninger til lande uden for EU/EØS, sker det i overensstemmelse med gældende regler, herunder på et lovligt overførelsesgrundlag.

• Vi deler ikke dine personoplysninger med virksomheder til markedsføringsformål uden dit samtykke.
• Vi sørger altid for at anonymisere personoplysninger, når det er muligt.

Når vi benytter andre virksomheder til at behandle personoplysninger, indgår vi databehandleraftaler, der præcist regulerer, hvordan virksomheden behandler personoplysninger på vores vegne.

6. Videregivelse af data til EjendomDanmark

Vi indberetter data til brancheorganisationen EjendomDanmark med henblik på at udarbejde markedsstatistik.

De oplysninger, der videregives, omfatter ejendomsrelaterede data såsom lejernummer, adresse på lejemålet, størrelse, husleje, indflytningsdato m.v.

Der videregives ikke oplysninger om lejers navn, CPR-nummer, e-mail eller telefonnummer.

Oplysningerne er almindelige og ikke-følsomme personoplysninger, og behandlingen er nødvendig for at varetage en legitim interesse i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Du kan finde yderligere information om behandlingen af personoplysninger i forbindelse med EjendomDanmarks markedsstatistik her.

7. Kontaktformular på www.constantias.dk

Som angivet i kontaktformularen på vores hjemmeside, sendes dine oplysninger automatisk til os via e-mail. Hjemmesiden opbevarer ikke dine oplysninger. Vi modtager dit navn, adresse, e-mail, telefonnummer og CPR-nummer for at kunne kontakte dig i forbindelse med fremvisning af en ledig lejlighed. Oplysningerne anvendes også, hvis du ønsker at reservere boligen eller indgå en lejekontrakt. Vi opbevarer dine oplysninger i maksimalt 6 måneder, men du kan til enhver tid kontakte os på info@constantia-as.dk for at tilbagekalde dit samtykke eller få dine oplysninger slettet.

8. Underdatabehandler

Constantia A/S og Erritsø A/S har indgået aftaler med flere underdatabehandlere. For eksempel har vi en databehandleraftale med Unik System Design, som leverer vores administrationssystem, hvor alle personoplysninger registreres. Vores underdatabehandlere er forpligtet til at overholde vores sikkerhedskrav og må ikke anvende de personoplysninger, de modtager fra os, til andre formål.

9. Opbevaringsperiode og sletning af personoplysninger.

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt for at opfylde de formål, som de blev indsamlet til, eller for at overholde lovgivningsmæssige krav. Efter endt lejeforhold opbevarer vi dine oplysninger i op til 5 år, i overensstemmelse med bogførings- og skatteregler.

Hvis du er lejer eller fremlejetager:

• I op til 5 år efter udløbet af det regnskabsår, hvor ophøret af dit leje- eller fremlejeforhold har fundet sted i overensstemmelse med bl.a. bogføringsloven, hvidvaskloven og forældelsesreglerne.

Hvis du er ansat:

• I op til 5 år efter udløbet af det regnskabsår, hvor den ansatte er fratrådt sin stilling. Såfremt det er relevant, kan vi til enhver tid opbevare personoplysningerne i en længere periode i overensstemmelse med reglerne i bl.a. bogføringsloven, hvidvaskloven og forældelsesreglerne.

Hvis du er kontaktperson hos leverandørerne & samarbejdspartnere:

• I op til 5 år efter udløbet af det regnskabsår, hvor samarbejdet er ophørt eller sidste leverance er leveret i overensstemmelse med reglerne i bl.a. bogføringsloven, hvidvaskloven og forældelsesreglerne.

Hvis du er biperson:

• I op til 5 år efter udløbet af det regnskabsår, hvor forholdet med bipersonens pårørende er udløbet, i overensstemmelse med reglerne i bl.a. bogføringsloven, hvidvaskloven og forældelsesreglerne.

Vi arkiverer dine personoplysninger med udgangspunkt i, hvordan vi bedst muligt sikrer deres beskyttelse. Hvis vi eksempelvis opbevarer dit fulde CPR-nummer, er det kun ganske få medarbejdere, der har adgang til de sidste fire cifre. De fleste medarbejdere kan ikke se dem.

Vi har desuden en intern slettepoltik, som præciserer, hvornår data, herunder personoplysninger, skal slettes. De fleste sletninger udføres centralt. For at overholde dansk retsregler, herunder bogføringsloven, lejeloven og hvidvaskloven, samt for at opfylde vores kontraktmæssige forpligtelser, opbevarer vi personoplysninger i fem år efter en beboers fraflytning. Derefter anonymiserer vi oplysningerne, hvilket indebærer, at de fleste data om dig slettes.

Dog opbevarer vi visse dokumenter for at overholde lejeloven. Disse omfatter:

• Lejekontrakter inkl. tillæg og bilag
• Lejevarslinger og forbedringsforhøjelser
• Nævnsafgørelser og domme

10. Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder i forhold til dine personoplysninger:

• Indsigt: Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig.
• Berigtigelse: Du har ret til at få rettet urigtige oplysninger om dig selv.
• Sletning: I visse tilfælde kan du kræve, at vi sletter dine oplysninger.
• Begrænsning: Du kan anmode om, at vi begrænser behandlingen af dine oplysninger.

• Underretning: Ret til at blive underrettet ved berigtigelse, sletning, begrænsning og sikkerhedsbrud
• Dataportabilitet: Du har ret til at få dine oplysninger udleveret i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.

• Indsigelse: Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod vores behandling af dine oplysninger, hvis behandlingen er baseret på vores legitime interesser.

11. Kontakt og klage

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at udøve dine rettigheder, er du velkommen til at kontakte os på info@constantia-as.dk eller tlf. 40 50 57 50.

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du indgive en klage til Datatilsynet via www.datatilsynet.dk. Klage indgives til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby.

12. Ændringer i persondatapolitikken

Vi forbeholder os retten til at ændre denne politik fra tid til anden. Ved væsentlige ændringer vil du blive informeret.